Когда теряются договоры, письма лежат без ответа, а в архиве ничего нельзя найти, работа в компании превращается в настоящий хаос. Поэтому любой организации нужен документовед. Он знает, где хранится каждый документ и может сделать так, чтобы важная информация всегда была под рукой. Расскажем, как освоить эту профессию, в чем состоит работа документоведа и какой у него доход.
Еще в Древнем Египте существовали хранители папирусов, которые собирали записи о налогах и сделках. Можно сказать, что сегодня документовед выполняет похожую задачу — только вместо папирусов работает с бумажными и электронными документами.
Как стать документоведом
Прежде чем освоить новую профессию, нужно оценить, подходит ли она вам. Важные качества документоведа — внимательность, аккуратность, ответственность, усидчивость. Если вы любите, когда все разложено по полочкам, можно двигаться дальше.
А дальше нужен диплом. Без него занять должность документоведа не получится. Для этого можно:
- поступить в вуз на направление «Документоведение и архивоведение» и учиться 4–5 лет
или
- пройти переподготовку на базе другого высшего образования — тогда дорога в профессию займет от двух месяцев.
Хотите быстрее получить новые знания и диплом для официального трудоустройства? Выбирайте второй вариант!
получите диплом и работайте официально
Где учиться на документоведа
АНО ДПО «УрИПКиП» предлагает освоить документоведение и архивное дело без поездок, в комфортном дистанционном* формате и по собственному расписанию. Не нужно откладывать работу или дела — учеба легко впишется в обычную жизнь.
Слушатели изучают теорию, смотрят вебинары и выполняют практические задания в личном кабинете СДО (системы дистанционного обучения).
Занятия ведут эксперты-практики, которые делятся не только теорией, но и реальными рабочими инструментами. Они консультируют Слушателей и помогают разбирать сложные вопросы, которые возникают во время учебы.
После итоговой аттестации выпускники получают диплом, который принимают государственные и коммерческие организации по всей стране.
Что должен знать и уметь документовед
Ключевые компетенции специалиста:
- знание правил делопроизводства и законов, которые регулируют документооборот;
- умение организовывать бумажные и электронные архивы;
- владение системами электронного документооборота (ЭДО);
- навыки классификации и систематизации документов;
- понимание правил хранения, передачи и уничтожения документов;
- способность обеспечивать конфиденциальность информации;
- умение анализировать и структурировать большие массивы данных;
- грамотное составление и оформление управленческой документации.
Эти навыки делают документоведа настоящим хранителем порядка в компании, без которого ни один процесс не будет идти гладко.
Обязанности документоведа в организации
В разных организациях функции документоведа могут отличаться.
Например, в коммерческой компании специалист сам создает и адаптирует правила документооборота под нужды конкретного бизнеса. Должностные обязанности документоведа в бюджетном учреждении жестко регламентированы вышестоящими инстанциями и направлены на строгое соблюдение законодательных норм и единых стандартов.
В крупных компаниях деятельность документоведа связана с конкретной операцией, например регистрацией писем или подготовкой дел к передаче в архив. В небольшом бизнесе один сотрудник отвечает за весь документооборот.
Также есть отличия в зависимости от уровня позиции. Рядовой сотрудник работает по готовым инструкциям. В обязанности ведущего документоведа входит разработка этих самых инструкций.
Но чаще функционал документоведа сводится к следующему:
- Работа с входящими и исходящими бумагами.
- Контроль правильности оформления приказов, распоряжений, писем.
- Формирование дел и электронных баз, проверка сроков хранения.
- Перевод документов в цифровой формат и организация электронного документооборота.
- Ограничение доступа к закрытой информации.
- Составление отчетов о движении документов и состоянии архива.
- Помощь сотрудникам с оформлением и поиском документов.
- Разработка внутренних регламентов и правил в области документоведения.
Плюсы и минусы профессии документоведа
| Преимущества: | Недостатки: |
|---|---|
|
|
Востребованы ли документоведы
Сегодня трудно представить компанию без грамотного специалиста по документоведению. От его компетентности зависит не только удобство сотрудников, но и спокойствие руководства — ведь ошибки в бумагах приводят к штрафам.
На hh.ru размещено свыше 3 тысяч вакансий в сфере документоведения. Треть из них — без предъявления требований к опыту работы. Это отличный шанс для новичков быстро войти в профессию.
Где работают документоведы
Возможные места работы для специалистов по документоведению:
- государственные и муниципальные учреждения;
- коммерческие компании любого профиля — от розничной торговли до IT;
- банки и финансовые учреждения;
- школы, колледжи, вузы;
- больницы и поликлиники;
- юридические конторы;
- консалтинговые агентства;
- архивные службы и библиотеки.
Сколько получает документовед
На размер заработной платы влияют регион, опыт и сфера трудоустройства. В среднем по России — 75 тысяч рублей в месяц. Это информация сайта ГородРабот.ру.
Если проанализировать вакансии на hh.ru, увидим следующее.
Доход в Москве составляет от 80 до 150 тысяч рублей, в Санкт-Петербурге — от 70 до 90 тысяч рублей.
Начинающие специалисты могут рассчитывать на зарплату от 50 до 65 тысяч рублей. А уже через год работы возможен рост до 80-100 тысяч рублей.
Средняя зарплата по России
от 50 000 руб
для новичков
от 80 000 руб
после года работы
Опытные сотрудники в строительных компаниях, IT-сфере и финансовом секторе получают до 100 тысяч рублей.
Нужна востребованная профессия со стабильным доходом? В АНО ДПО «УрИПКиП» вы быстро освоите необходимые навыки, получите диплом и сможете строить карьеру в государственных или коммерческих организациях.
Выбирайте программу и начинайте учиться!
* Форма обучения – заочная. Образовательные программы реализуются с применением исключительно электронного обучения, дистанционных образовательных технологий.
Внимание! Отдел по организации приема работает дистанционно без выходных!!!!
