Секретарь — «правая рука» руководителя или всего офиса, который создает условия для эффективной работы. В статье расскажем, как получить эту профессию и какие перспективы она открывает.
Содержание статьи:
- Обязанности
- Как стать секретарем
- Где можно учиться
- Плюсы и минусы профессии
- Востребованность профессии
- Где можно работать с профессией секретаря
- Сколько получает секретарь
Обязанности
К основным задачам, которые решает секретарь, относятся:
- Организация рабочего дня руководителя — секретарь составляет расписание, координирует встречи и совещания, напоминает о запланированных мероприятиях.
- Подготовка, оформление, хранение и рассылка документов, регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
- Ведение телефонных переговоров — прием и распределение звонков.
- Работа с электронной почтой — ответы на письма, передача важных сообщений руководству и ответственным сотрудникам.
- Прием посетителей, организация встреч.
- Бронирование билетов и гостиниц, заказ транспорта.
- Обеспечение офиса необходимыми материалами — заказ канцелярских принадлежностей, воды, кофе и т. д.
Как стать секретарем
Чтобы работать секретарем, достаточно окончить школу и пройти курсы профессионального обучения.
Но чем серьезнее компания, тем выше требования к образованию работника. Некоторые работодатели указывают в вакансиях необходимость высшего образования. Особенно ценятся специалисты, окончившие гуманитарные вузы, знающие документооборот и иностранные языки.
Чтобы получить необходимые секретарю компетенции, после ссуза или вуза можно пройти курсы профессиональной переподготовки.
Что нужно знать и уметь
Для работы на должности секретаря необходимы:
- Навыки делопроизводства и документооборота. Знание основ ведения документации, архивирования и работы с офисными программами.
- Знание делового этикета. Понимание правил поведения в деловой среде, умение поддерживать доброжелательную атмосферу.
- Компьютерная грамотность. Уверенное владение офисными программами (Word, Excel, PowerPoint), навыки работы с электронной почтой и интернетом.
Не менее важны в профессии секретаря и soft skills:
- Организаторские способности. Умение планировать рабочий день, организовывать мероприятия, встречать гостей и координировать работу офиса.
- Коммуникационные навыки. Вежливость, умение слушать, четко излагать мысли и вести деловую переписку.
- Стрессоустойчивость. Умение справляться с большим объемом работы, выполнять задачи в условиях дефицита времени и многозадачности.
Где можно учиться
На секретарей чаще всего учатся в колледжах. Там есть как общие программы, например, «Секретарь-администратор», так и узкоспециализированные, например, «Секретарь суда». В вузах также есть направления, подходящие для будущей работы секретарем: документоведение, архивоведение и т. д.
Однако быстрее всего получить навыки для работы можно на дистанционных* курсах. Если у вас есть любое высшее либо среднее профессиональное образование, то вам подойдет программа профпереподготовки «Секретарь современной организации». На этом курсе вы изучите:
- профессиональный этикет, правила делового общения;
- работу в офисных программах;
- ведение документооборота, работу с архивами;
- особенности решения организационных вопросов в офисе.
Если у вас нет профессионального образования, вы окончили только школу, то получить профессию секретаря можно на программе профобучения «Секретарь-администратор». На ней вы научитесь обеспечивать работу руководителя, организовывать прием посетителей, вести документооборот, соблюдать правила этикета и поддерживать профессиональный имидж.
Сколько учиться
В вузе обучение занимает 4-6 лет, в ссузе — 3-4 года. На курсах профпереподготовки учатся 5-6 месяцев, а на курсах профессионального обучения — 3 месяца.
Плюсы и минусы профессии
Плюсы:
+ Стабильность. Работа секретарем — одна из самых стабильных профессий, всегда востребована в организациях разных сфер деятельности.
+ Много вакансий. С трудоустройством нет проблем даже в самых небольших городах. Работодатели охотно приглашают новичков без опыта.
+ Разнообразие задач. В работе секретаря всегда много разноплановых задач, он постоянно общается с людьми. Это позволяет развивать свои профессиональные навыки, заводить полезные знакомства.
+ Возможность карьерного роста. Секретарь может вырасти до позиции офис-менеджера, администратора или даже руководителя отдела.
Минусы:
- Монотонность. Некоторые задачи могут быть рутинными и однообразными.
- Высокая нагрузка. Секретарю часто приходится работать в условиях многозадачности и строгих сроков.
- Ответственность. Ошибки в работе секретаря могут привести к серьезным последствиям для организации.
Востребованность профессии
Профессия секретаря востребована в разных сферах и компаниях: от крупных корпораций до государственных учреждений и малых предприятий. Только на портале HeadHunter размещено более 14 500 вакансий для этих специалистов. Каждый второй работодатель готов рассматривать кандидатов без опыта. Есть предложения о стажировке, вакансии со сменным и даже удаленным форматом работы.
Где можно работать с профессией секретаря
- Корпорации и крупные компании. В офисах таких организаций секретари обеспечивают эффективную работу руководства.
- Малые и средние предприятия. В небольших компаниях секретарь чаще всего выполняет функции офис-менеджера, координируя работу всего офиса.
- Государственные учреждения. Государственные организации (административные, образовательные и медицинские учреждения, суды и т. д.) также нуждаются в квалифицированных секретарях для ведения документооборота и организации работы.
Сколько получает секретарь
В начале карьеры зарплата у специалистов не очень большая — в среднем 30 000-50 000 рублей. Но с ростом опыта увеличивается и доход: у секретарей со стажем от 3 лет он может составлять больше 100 000 рублей в месяц.
Получите профессию секретаря на курсах АНО ДПО «УрИПКиП» всего за несколько месяцев. Официальный документ об образовании (свидетельство или диплом) поможет вам найти работу в любом регионе России. Чтобы получить подробную информацию об условиях зачисления и обучения, звоните по номеру 8 (800) 775-13-49 или оставляйте заявку на этой странице.
* Форма обучения – заочная. Образовательные программы реализуются с применением исключительно электронного обучения, дистанционных образовательных технологий
